Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một trong những bước tiến vượt bậc giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, gia tăng lợi nhuận. Để có thể thích nghi trong thời đại mới, rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công chuyển đổi số vào trong kinh doanh. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp vẫn còn đang loay hoay với sự đổi mới này. Vậy điều gì đã khiến chuyển đổi số trở nên quan trọng với doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0? Hãy cùng DMSpro tìm hiểu về những lợi ích của chuyển đổi số, ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp ngay trong bài viết này.
1. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?
Mỗi doanh nghiệp ở các ngành/ lĩnh vực khác nhau sẽ có những cách thức và quy trình chuyển đổi số khác nhau, nên không có một định nghĩa chính xác về khái niệm này. Để có thể phân tích khái niệm chuyển đổi số, ta có thể hiểu đơn giản chuyển đổi số trong doanh nghiệp chính là việc sử dụng công nghệ số, phần mềm chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong vận hành doanh nghiệp. Mục tiêu của việc này là tận dụng những ưu điểm của công nghệ để thay đổi cách hoạt động kinh doanh, vận hành nhằm mang lại sự tăng trưởng về doanh thu và giúp doanh nghiệp đáp ứng được xu hướng phát triển của quá trình hiện đại hóa toàn cầu.
2. Tầm quan trọng của chuyển đổi số trong kinh doanh
2.1. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh
Khi nhắc đến chuyển đổi số, lợi ích đầu tiên hiển nhiên và nổi trội nhất đối với doanh nghiệp chính là tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Thông qua chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ và các phần mềm hiện đại để tự động hóa các công việc thủ công trước đây, hỗ trợ cho việc vận hành và cải thiện hiệu suất của các quy trình kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa sai sót ở các bước, giảm thiểu thời gian lãng phí và chi phí trong kinh doanh.
Ví dụ, thay vì phải đợi kết quả từ các nhân viên sales thị trường, rồi mới tổng hợp lại, làm thành báo cáo, doanh nghiệp có thể áp dụng công cụ phân tích dữ liệu hỗ trợ tạo báo cáo và gửi về cho cấp quản lý theo thời gian thực, giúp quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác hơn.
2.2. Cải thiện năng suất của nhân viên
Việc chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp phải có các công cụ, phần mềm tiên tiến. Các công cụ, phần mềm này có thể được nhân viên tận dụng, giúp quá trình làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn bằng cách loại bỏ các công việc giấy tờ để tập trung vào những dự án, nâng cao năng lực chuyên môn. Một vài lợi ích trong công việc mà nhân viên có thể nhận được từ việc chuyển đổi số của doanh nghiệp:
- Tự động hóa các công việc thủ công, có tính chất lặp đi lặp lại để tập trung vào các công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy
- Dễ dàng xem thông tin, tài liệu hướng dẫn khi cần thiết
- Dễ dàng cộng tác với đội, nhóm,…
2.3. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp số hóa sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh
Bên cạnh những bước tiến trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp, những sản phẩm tạo ra cũng được cải tiến, từng bước hoàn thiện hơn trước khi đưa ra thị trường thông qua việc tích hợp công nghệ và dữ liệu mới. Các sản phẩm được số hóa sẽ đáp ứng nhu cầu của thị trường nhanh chóng hơn và tạo được tệp khách hàng tiềm năng, kết quả mang lại nguồn doanh thu vượt bậc cho doanh nghiệp.
Công ty Apple là một trong những ví dụ điển hình về tạo ra sản phẩm tiên phong và đột phá trên thị trường. Họ đã đưa ra những sản phẩm như iPhone, iPad và MacBook, mang tính đột phá và sáng tạo trong thiết kế và tính năng. Điều này đã giúp họ tạo ra một lợi thế cạnh tranh và thu hút đông đảo khách hàng.
2.4. Tăng trải nghiệm cho khách hàng
Trải nghiệm mua sắm của khách hàng là một yếu tố mang tính quyết định đến kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Dựa trên kết quả nghiên cứu của công ty nghiên cứu thị trường Hoa Kỳ Forester: doanh thu của các doanh nghiệp tăng 17% khi họ nằm trong top dẫn đầu về trải nghiệm mua sắm khách hàng. Và cá nhân hóa là một trong những xu hướng được khách hàng lựa chọn hàng đầu.
Dựa trên việc chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể thu thập được thông tin từ các dữ liệu mà khách hàng cung cấp (lịch sử mua hàng, lịch sử duyệt web, thông tin thành viên,…) để phân tích và hiểu được nhu cầu, sở thích và hành vi của họ. Theo đó, trải nghiệm mua sắm của khách hàng cũng được tối ưu hóa, sự hài lòng được nâng cao và những sản phẩm, dịch vụ theo sau của doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng đáp ứng mong đợi ngày càng cao của khách hàng.
Bên cạnh đó, trải nghiệm mua sắm của khách hàng cũng được cải thiện nhờ vào chuyển đổi số thông qua các điểm chạm trực tuyến như chatbot, mạng xã hội, livechat,… giúp tạo sự tương tác 24/7 giữa doanh nghiệp và khách hàng. Điều này giúp khách hàng được chăm sóc tốt hơn, tăng được thiện cảm của nhãn hàng trong mắt người mua/ người tiêu dùng, tạo dựng mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng.
2.5. Tiết kiệm chi phí hoạt động, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
Theo một báo cáo SAP được công bố tại Las Vegas, nhờ chuyển đổi số mà đã có hơn 80% doanh nghiệp đã tăng lợi nhuận, 85% doanh nghiệp tăng được thị phần trong ngành của họ (nguồn: SAP Center for Business Insights and Oxford Economics). Thực tế cho thấy, bằng việc chuyển đổi số, các doanh nghiệp Việt Nam đã tiết kiệm đáng kể các chi phí in ấn, gặp gỡ, gửi và lưu trữ giấy tờ bằng cách áp dụng các hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử khi chuyển dần sang chữ ký số, hợp đồng điện tử. Điều này giúp bảo vệ môi trường và giảm tải chi phí hậu cần.
Ngoài tối ưu những chi phí trong các hoạt động công việc thường ngày, việc chuyển đổi số còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo nhận thức về sản phẩm và đưa sản phẩm đến tay khách hàng thông qua nhiều kênh online theo hình thức omnichannel. Qua đó, các chi phí bán hàng như chi phí trưng bày, chi phí kho bãi, chi phí nhân sự,… cũng sẽ được giảm thiểu tối đa.
Một ví dụ cho việc tiết kiệm chi phí là Công ty Unilever và việc triển khai hệ thống Internet of Things (IoT) trong quy trình sản xuất của họ. Họ sử dụng cảm biến để theo dõi và quản lý hiệu quả sử dụng năng lượng và nguyên liệu trong nhà máy. Khi phát hiện ra những khoảng trống trong việc sử dụng năng lượng, họ thực hiện các biện pháp tiết kiệm năng lượng và tối ưu hóa quy trình sản xuất, giúp tiết kiệm được hàng triệu đô la mỗi năm cho công ty.
2.6. Chuyển đổi số giúp kiểm soát, quản lý thông tin, nguồn lực hiệu quả
Dù cho doanh nghiệp đang ở bất kỳ quy mô nào cũng đều phải đối mặt với lượng thông tin khổng lồ từ nội bộ và các bên đối tác, khách hàng. Nếu như trước đây, việc quản lý các thông tin này hoàn toàn thủ công và phức tạp:
- Các văn bản ở dạng vật lý như giấy tờ, số liệu,… thường dễ bị hỏng, mờ hoặc mất theo thời gian hoặc các sơ xuất của con người
- Mỗi phòng ban thường có các số liệu và cách trình bày riêng, dẫn đến việc hiểu sai, nhầm lẫn, gây sai lệch số liệu giữa các phòng ban
- Tài liệu dưới dạng vật lý là nguyên nhân khiến thông tin dễ bị phân tán, làm cho việc kết nối và quản lý thông tin trở nên cực kỳ phức tạp, tốn thời gian.
- Các tài liệu không được tập trung về một nơi, rất khó và mất thời gian để thống kê, kiểm soát được thông tin trong doanh nghiệp bao gồm những số liệu gì, đang ở đâu và tình trạng ra sao.
Khi bước vào quá trình chuyển đổi số, những vấn đề trên sẽ được giải quyết tối ưu bởi các thông tin của doanh nghiệp sẽ được số hóa và trở nên dễ dàng quản lý bằng các lộ trình được xây dựng, ứng dụng các công cụ giúp tối ưu hoạt động kinh doanh dựa trên sự hợp nhất thông tin và tài nguyên. Trái với trước đây, cơ sở dữ liệu và nguồn lực bị phân tán, việc chuyển đổi số sẽ hỗ trợ tập trung, kết nối các dữ liệu lại với nhau, giúp mang lại năng suất làm việc cao hơn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, việc quản lý tài liệu, thông tin thông qua lợi ích của chuyển đổi số còn giúp các nhà quản trị có thể hiểu rõ hơn về tình trạng doanh nghiệp, khách hàng của mình từng phút từng giây, hỗ trợ văn hóa số “Customer centric – Lấy khách hàng làm trung tâm” đang được triển khai rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. Từ đó, họ có thể kịp thời đưa ra những quyết định phù hợp.
2.7. Tinh gọn quy trình bên trong doanh nghiệp
Theo cách truyền thống với một quy trình ký duyệt văn bản, hợp đồng,… doanh nghiệp sẽ phải mất từ 3-4 ngày cho việc di chuyển, in ấn, gửi giấy tờ, trình ký,… qua lại giữa các phòng ban, cấp bậc,… Tuy nhiên, với các quy trình được số hóa, nhân sự chỉ mất vỏn vẹn vài phút và tiện lợi ngay trên máy tính cá nhân để trình ký giấy tờ bằng một nút click thay vì phải mất thời gian qua nhiều bước như trước và đợi sếp duyệt.
Tương tự, các cấp quản lý cũng có thể dễ dàng phê duyệt các giấy tờ, hợp đồng ở mọi lúc, mọi nơi thông qua hệ thống số và chữ ký số. Quy trình phê duyệt cũng trở nên đơn giản, tinh gọn và hiệu quả hơn, giúp các phòng ban có thể dễ dàng kiểm soát, kịp thời xử lý được nhiều công việc hơn.
2.8. Sự linh hoạt của doanh nghiệp là một lợi thế có được từ việc chuyển đổi số
Thông qua các ứng dụng, phần mềm có được trong quá trình chuyển đổi số, các cấp quản lý có thể dễ dàng nắm quyền kiểm soát tất cả các nguồn thông tin khả dụng trong doanh nghiệp, từ đó dự đoán được những vấn đề có thể phát sinh, xu hướng thị trường, tiềm năng phát triển của doanh nghiệp để kịp thời đưa ra các chiến lược, giải pháp phù hợp với tình hình hiện tại. Một ví dụ điển hình là khi thời điểm Covid 19 bùng nổ, các doanh nghiệp chuyển đổi số đã nhanh chóng thích ứng, giúp các công việc kinh doanh không bị gián đoạn bằng việc “Work From Home” – chuyển tất cả các sổ sách, giấy tờ qua nền tảng online, chữ ký điện tử, các cuộc họp online cũng được tổ chức nhanh chóng,…
2.9. Tăng sự minh bạch và hiệu quả trong việc đánh giá, khen thưởng
Khi áp dụng chuyển đổi số, những khung đánh giá năng lực, các tiêu chuẩn đánh giá cũng được áp dụng trên hệ thống hồ sơ nhân viên, tạo tiền đề cho các nhà quản lý có thể đánh giá được năng lực làm việc của cấp dưới thông qua tình hình doanh số, năng lực làm việc,… của mỗi nhân viên, mỗi phòng ban được cập nhật định kỳ. Điều này giúp tăng tính minh bạch trong các khâu nhận xét kết quả, để quản lý có những đề xuất phù hợp cho nhân viên cũng như công ty.
Cũng giống như với nhân viên, các khách hàng tham gia các chương trình khuyến mãi thúc đẩy doanh số do doanh nghiệp triển khai cũng có thể dễ dàng xem, đối chiếu kết quả đạt được với thể lệ chương trình và được trả thưởng một cách nhanh chóng, minh bạch.
Đây chính là một trong những lợi ích chuyển đổi số cực kỳ quan trọng trong bộ máy doanh nghiệp.
3. Tình hình chuyển đổi số ở các doanh nghiệp Việt Nam
Theo một nghiên cứu của ngân hàng DBS được trang The Business Times trích dẫn, doanh nghiệp Việt Nam đang xếp hạng cao hơn mức trung bình toàn cầu về số hóa. Theo đó, nhiều công ty tại Việt Nam đã áp dụng cách tiếp cận “chiến lược, nhất quán và triệt để” trong quá trình số hóa trải nghiệm của khách hàng và tăng mức độ tương tác của khách hàng.
8 thị trường được DBS khảo sát bao gồm Singapore, Việt Nam, Australia, Hong Kong, Ấn Độ, Indonesia, Trung Quốc đại lục, Đài Loan, Anh và Mỹ. Trong đó, Việt Nam đứng thứ hai chỉ sau Singapore về lĩnh vực số hóa. Kết quả cho thấy phần lớn các công ty Việt Nam (63%) hài lòng rằng chuyển đổi kỹ thuật số đã giúp họ đạt được lợi nhuận tổng thể. Tiếp theo đó là cải thiện sự thấu hiểu khách hàng (61%) và khả năng cạnh tranh trên thị trường (57%).
Hơn một nửa số doanh nghiệp Việt Nam (56%) cho biết họ đã và đang sử dụng công nghệ kỹ thuật số trong dịch vụ và tương tác khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Theo báo cáo của Google, Temasek và Bain & Company, nền kinh tế kỹ thuật số của Việt Nam về tổng thể đã tăng trưởng 28% mỗi năm và đạt 23 tỷ USD vào năm 2022.
Các nhà nghiên cứu dự đoán rằng Việt Nam sẽ trở thành nền kinh tế kỹ thuật số phát triển nhanh nhất ở Đông Nam Á với tốc độ tăng trưởng hàng năm là 31% từ năm 2022 đến năm 2025.
4. Kết luận
Như vậy, chuyển đổi số sẽ tạo nên một sự thay đổi mới mẻ cho doanh nghiệp, giúp tinh gọn các quy trình vận hành, đặc biệt là doanh nghiệp có mô hình phân phối sản phẩm. Trên đây là 9 lợi ích to lớn mà việc chuyển đổi số có thể mang lại khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn đổi mới.
Việc chuyển đổi số là bước đi nhỏ nhưng mang lại lợi ích lớn cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vì thế, hãy đầu tư vào chuyển đổi số ngay từ bây giờ. Hãy liên hệ với DMSpro để chúng tôi được đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn ngay từ những bước đầu của quá trình chuyển đổi số.
Giải pháp quản lý đội ngũ bán hàng – OMS
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên bán hàng theo cách truyền thống (sử dụng giấy tờ, sổ sách để ghi lại đơn hàng, không thể theo dõi hoạt động của nhân viên theo thời gian thực,…), với OMS, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng:
- Quản lý tập trung đơn hàng từ tất cả kênh bán hàng của công ty trên cùng một hệ thống được tích hợp.
- Quản lý xử lý đơn hàng và điều phối giao hàng cho toàn công ty.
- Quản lý chặt chẽ và hiệu quả đội ngũ bán hàng và ngân sách bán hàng: tạo lịch viếng thăm khách hàng, định vị nhân viên/ cửa hàng trên bản đồ số GPS, cập nhật tình hình thị trường trong thời gian thực
Đối với nhân viên bán hàng ngoài thị trường:
- Dễ dàng theo dõi chương trình tiếp thị mà doanh nghiệp đang triển khai ngay trên thiết bị di động và áp dụng tự động vào từng đơn hàng
- Tạo mới đơn hàng nhanh chóng ngay trên di động thay vì phải ghi chép bằng văn bản, giấy tờ, tiết kiệm thời gian để chăm sóc khách hàng tốt hơn
Quý doanh nghiệp có mong muốn xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đa kênh, ĐĂNG KÝ NGAY để nhận tư vấn hoặc tham khảo thêm nhiều tính năng khác của OMS TẠI ĐÂY.