SaaS DMS – xu thế chuyển đổi của các doanh nghiệp trong tương lai
Như đã phân tích ở Phần 1, chúng ta đều thấy rằng cả On-premise DMS và SaaS DMS đều có những ưu – nhược điểm riêng. Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy, SaaS DMS đang có lợi thế hơn hẳn so với On-premise DMS bởi tính linh hoạt, tiết kiệm thời gian, chi phí, và dễ dàng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
Theo nhận định của nhiều chuyên gia, trong tương lai, SaaS sẽ có tác động đáng kể đến quyết định của doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh, lợi nhuận của các nhà cung cấp SaaS tăng trưởng khoảng 10,3% mỗi năm và được dự báo sẽ tiếp tục tăng trong những năm sắp tới. Đồng thời, có hơn 64% tổng số doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng phần mềm SaaS.
Để lý giải cho xu thế này, chúng ta có thể phân tích các yếu tố sau:
1. Chi phí đầu tư hợp lý cho mọi quy mô doanh nghiệp
Với On-premise DMS, doanh nghiệp phải trả một khoảng phí lớn ban đầu (từ 300 triệu – 3 tỷ tùy nhà cung cấp). Sau đó, doanh nghiệp còn phải tiêu tốn ngân sách trong quá trình vận hành cho việc thay thế, bảo trì hệ thống. Thêm vào đó, chi phí cho đội ngũ nhân sự để quản lý và điều hành hệ thống cũng là một khoảng không nhỏ thường trực đối với các doanh nghiệp.
Với mô hình trả phí theo dịch vụ, SaaS DMS không đòi hỏi một khoản đầu tư lớn ban đầu cho việc mua sắm phần cứng và phần mềm, mà chỉ cần dựa trên số lượng người dùng (user) đăng ký, giúp giảm bớt gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tùy vào quy mô của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn gói giải pháp với các tính năng phù hợp mà không cần phải chi trả toàn bộ tiền bản quyền và không tận dụng hết được các tính năng mà phần mềm mang lại.
2. Dễ dàng triển khai, truy cập từ mọi nơi
SaaS DMS có thể được triển khai nhanh chóng thông qua internet mà không cần phải xử lý vấn đề phần cứng hoặc phần mềm.
Khi sử dụng On-premise DMS, các thiết bị của nhân viên cần phải được kết nối thông qua các mạng nội bộ mới có thể truy cập thông tin từ máy chủ. Với SaaS DMS, người dùng có thể truy cập vào hệ thống từ mọi thiết bị kết nối internet ở mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải đến văn phòng hoặc sử dụng kết nối VPN, giúp tăng tính linh hoạt và tiện ích cho người dùng.
3. Khả năng mở rộng linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp:
Việc mở rộng theo quy mô doanh nghiệp của hệ thống DMS trên nền tảng on-premise đòi hỏi doanh nghiệp phải mua thêm phần cứng và tăng dung lượng lưu trữ khi nhu cầu mở rộng tăng lên. Quá trình này có thể đòi hỏi thời gian và chi phí đầu tư lớn để triển khai và cấu hình mới cho hệ thống. Hơn nữa, việc quản lý và bảo trì hệ thống mở rộng có thể sẽ phức tạp hơn do sự phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng nội bộ của doanh nghiệp.
Ngược lại, SaaS DMS cung cấp khả năng mở rộng linh hoạt hơn do không đòi hỏi việc mua sắm thêm phần cứng và tăng dung lượng lưu trữ. Việc mở rộng có thể được thực hiện nhanh chóng thông qua việc tăng cường tài nguyên trên nền tảng đám mây (cloud) của nhà cung cấp dịch vụ.
Ngoài ra, doanh nghiệp hoàn toàn có thể liên hệ với nhà cung cấp để bổ sung các tính năng tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng ngành hàng.
4. Hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp:
Các cập nhật và bản vá bảo mật thường được cập nhật tự động và miễn phí bởi nhà cung cấp dịch vụ, giúp đảm bảo rằng hệ thống luôn được nâng cấp và bảo mật với các phiên bản mới nhất của phần mềm. Do được quản lý và duy trì bởi nhà cung cấp dịch vụ, SaaS DMS thường đi kèm với dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng và hiệu quả mà không phải tốn thêm chi phí bảo trì hàng tháng. Với các hệ thống SaaS, hoạt động bảo trì hệ thống có thể diễn ra định kỳ vào thời gian nghỉ và hầu như không ảnh hưởng đến hoạt động thường nhật của Doanh nghiệp.
Tóm lại, SaaS DMS thường cung cấp sự linh hoạt và tiện lợi cao, vì doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc cài đặt, cập nhật hay bảo trì phần mềm. Người dùng có thể sử dụng các tính năng mới do nhà cung cấp dịch vụ cập nhật tự động mà không cần phải làm gì thêm. Khi không phải lo lắng về việc quản lý cơ sở hạ tầng, doanh nghiệp có thể dành thời gian và nhân lực để tập trung hơn vào việc phát triển kinh doanh và cải thiện hiệu suất làm việc.
4. Giải pháp quản lý đơn hàng SaaS của DMSpro
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp DMS dưới dạng SaaS. Trong đó, DMSpro là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp quản lý hệ thống phân phối, bán hàng trên nền tảng điện toán đám mây tại Việt Nam.
OMS của DMSpro là một sản phẩm SaaS DMS, thiết kế lấy khách hàng (điểm bán) làm trung tâm, tận dụng được khả năng tùy biến linh hoạt của SaaS, tùy chỉnh (customize) theo nhu cầu của khách hàng (logo, báo cáo, quy trình bán hàng, hỗ trợ cấu hình mọi cơ chế khuyến mãi từ đơn giản đến phức tạp,…), đáp ứng sự thay đổi thường xuyên của tổ chức kinh doanh và xu hướng thị trường.
Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu và cần hỗ trợ liên quan đến các dịch vụ về SaaS DMS, vui lòng liên hệ DMSpro qua hotline 08686 2 8686 để được tư vấn trực tiếp.
Đăng ký để được tư vấn và nhận demo phần mềm SaaS DMS của DMSpro ngay TẠI ĐÂY