SaaS DMS có phải là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp sản xuất? (Phần 1)

Trong thời đại công nghệ số ngày nay, để có thể tồn tại trên thị trường, các doanh nghiệp luôn không ngừng nỗ lực đổi mới trong vận hành để có được môi trường kết nối kỹ thuật số. Việc áp dụng các giải pháp cấp doanh nghiệp như CRM, ERP, hệ thống quản lý phân phối, bán hàng (DMS), v.v. giúp doanh nghiệp tập trung toàn bộ dữ liệu trong toàn tổ chức trên một nền tảng duy nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi phòng ban trong doanh nghiệp.

Theo một báo cáo của BetterCloud, hơn 70% số phần mềm mà các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng là SaaS. Với ưu điểm chi phí đầu tư thấp, dễ dàng triển khai, tích hợp linh hoạt, mô hình SaaS ngày càng trở nên phổ biến với doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực. 

Vậy SaaS DMS là gì? SaaS DMS và On-premise DMS khác nhau như thế nào và mô hình nào phù hợp hơn với doanh nghiệp? Hãy cùng DMSpro tìm hiểu về 2 mô hình này qua bài viết sau đây. 

1. Phần mềm SaaS DMS là gì?

SaaS DMS là phần mềm DMS được cung cấp theo mô hình dịch vụ, nghĩa là doanh nghiệp không cần phải đầu tư nhiều tiền để có thể sở hữu ngay một công cụ quản trị kênh phân phối đạt chuẩn. Tất cả các dữ liệu trên hệ thống phân phối của doanh nghiệp (nhân viên bán hàng, tuyến bán hàng, thông tin khách hàng, sản phẩm, doanh số,…) đều được quản lý, lưu giữ trên nền tảng điện toán đám mây, doanh nghiệp toàn quyền quản lý và truy xuất 24/24 Việc quản lý cơ sở hạ tầng, an toàn dữ liệu, bảo trì, nâng cấp,… sẽ do nhà cung cấp dịch vụ SaaS DMS đảm nhiệm và đảm bảo.

2. Sự khác biệt giữa On-premise DMS và SaaS DMS

Vậy những điểm khác nhau giữa SaaS và On-premise là gì? 

On-premise là một cách sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp tự kiểm soát và quản lý trên cơ sở hạ tầng của mình, thường là tại văn phòng hoặc trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp.

Việc sử dụng On-premise đòi hỏi doanh nghiệp phải tự mua và cài đặt phần mềm hoặc dịch vụ trên máy chủ và hạ tầng mạng của mình. Doanh nghiệp cũng phải tự chịu trách nhiệm về việc cập nhật, bảo trì và bảo mật cho phần mềm và dữ liệu của mình (thường thông qua bộ phận IT).

SaaS là viết tắt của “Software as a Service”, tức là “Phần mềm dưới dạng Dịch vụ”. Đây là một mô hình phân phối phần mềm trong đó phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ thông qua Internet thay vì cần phải tải về và cài đặt trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ cục bộ của doanh nghiệp.

Đối với SaaS, doanh nghiệp không cần phải mua hoặc sở hữu phần mềm. Thay vào đó, bạn chỉ cần trả tiền cho việc sử dụng phần mềm theo một mô hình đăng ký  trả phí hàng tháng/quý hay năm. Bạn có thể truy cập vào phần mềm từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet, bao gồm cả máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng.

Để dễ hiểu, bạn có thể so sánh hai hình thức này như việc bạn chọn giữa việc thuê nhà và mua nhà. SaaS giống như việc thuê nhà, bạn chỉ trả tiền để sử dụng dịch vụ và không cần lo lắng nhiều về việc bảo trì hoặc nâng cấp hạ tầng. Trái lại, On-premise giống như việc mua hẳn một căn nhà, đòi hỏi bạn phải đầu tư nhiều thời gian và chi phí để tự quản lý và bảo trì hạ tầng. 

DMSpro đã tổng hợp một số điểm khác nhau nổi bật của 2 mô hình này mà bạn có thể tham khảo trong bảng dưới đây:

Hoặc doanh nghiệp có thể tham khảo cách chọn mô hình phù hợp với doanh nghiệp mình theo sơ đồ dưới đây:

Tóm lại, doanh nghiệp có thể chọn sử dụng On-premise DMS khi đã có đội ngũ IT nội bộ am hiểu về hệ thống DMS, 

việc sử dụng On-premise có thể mang lại sự kiểm soát và linh hoạt cao hơn đối với hệ thống của doanh nghiệp, vì hệ thống thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có thể được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng khi không yêu cầu phải truy cập được dữ liệu của công ty từ xa.

SaaS DMS thường cung cấp sự linh hoạt và tiện lợi cao, vì doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc cài đặt, cập nhật hay bảo trì phần mềm. Người dùng có thể sử dụng các tính năng mới do nhà cung cấp dịch vụ cập nhật tự động mà không cần phải làm gì thêm. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp bước đầu xây dựng hệ thống với mức ngân sách không quá cao, mà còn hỗ trợ các doanh nghiệp lớn trong việc.

Trên đây là toàn bộ những điểm khác nhau giữa On-premise DMS và SaaS DMS được DMSpro tổng hợp lại, hy vọng bài viết đã giúp bạn có một cái nhìn từ tổng quát đến chi tiết về 2 mô hình này cũng như lựa chọn được cho mình giải pháp phù hợp nhất với chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới.

Đăng ký để được tư vấn và nhận demo phần mềm SaaS DMS của DMSpro ngay TẠI ĐÂY