Việc triển khai hệ thống quản lý phân phối, bán hàng là một bước tiến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động. Tuy nhiên, quá trình này không hề đơn giản và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cùng khả năng ứng phó với nhiều thách thức. Từ việc tích hợp công nghệ mới đến thay đổi thói quen làm việc của nhân viên, mỗi bước đều có thể gặp khó khăn. Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá những thách thức chính trong việc triển khai OMS và cách để vượt qua chúng, giúp doanh nghiệp của bạn đạt được hiệu quả tối đa từ hệ thống quản lý đơn hàng tiên tiến này.
1. Những Yêu Cầu Của Ban Giám Đốc Đối Với Hệ Thống Phân Phối
Ban giám đốc doanh nghiệp luôn cần có thông tin chi tiết và kịp thời từ hệ thống phân phối để quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Cụ thể, họ cần biết:
– Lượng hàng tồn kho chưa đến tay người tiêu dùng.
– Thông tin để cải thiện tốc độ giao hàng.
– Quản lý dòng tiền (cashflow) của doanh nghiệp.
– Kết quả phân phối của từng đối tác.
– Hiệu quả của các chương trình khuyến mãi và công nợ liên quan.
– Cách nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
– Hệ thống giúp tạo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận như marketing, sales, chuỗi cung ứng, kế toán,…
Kiểm soát thông tin từ hệ thống phân phối giúp ban giám đốc nắm rõ tình hình kinh doanh và quản lý dòng tiền hiệu quả.
2. Giá Trị Không Thể Bàn Cãi Của Hệ Thống Phân Phối (DMS)
Hệ thống phân phối (Distribution Management System – DMS) mang lại giá trị to lớn cho doanh nghiệp. Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp lớn như Unilever, P&G, Samsung, TH True Milk, TCP,… đã tận dụng hệ thống DMS để tạo ra lợi thế cạnh tranh. Những thành công của các doanh nghiệp hàng đầu đã thúc đẩy các doanh nghiệp nhỏ hơn triển khai DMS để nâng cao sức cạnh tranh.
Rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng giải pháp DMS và thành công
3. Những Thách Thức Trong Quá Trình Triển Khai DMS
Đối với một số doanh nghiệp, việc triển khai DMS thường gặp nhiều thách thức, có thể kéo dài và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Một số trường hợp, dự án phải dừng lại trong thất bại. Dưới đây là các nguyên nhân chính gây ra khó khăn cho các dự án DMS:
Thiếu Sự Dẫn Dắt Từ Ban Giám Đốc: Việc đưa hệ thống CNTT mới vào doanh nghiệp luôn đối diện với nhiều khó khăn, đặc biệt là hệ thống DMS bởi nó có phạm vi ảnh hưởng rộng. Hệ thống mới có thể ảnh hưởng đến lợi ích của các thành viên chủ chốt, gây lo lắng cho một số người dùng cuối như các salesman. Thách thức phổ biến các doanh nghiệp thương gặp là sự phản đối từ đội ngũ salesman bởi sự minh bạch của hệ thống sẽ đe dọa đến lợi ích của các nhân viên làm việc thiếu tuân thủ và tạo tâm lý bị kiểm soát cho các nhà phân phối. Ban giám đốc cần phải sát sao tạo ra sự cấp bách, dẫn dắt và hỗ trợ kịp thời cho dự án.
Doanh nghiệp cần sự dẫn dắt từ phía Ban lãnh đạo
Giao dự án cho người không phù hợp: Dự án DMS có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, người được chọn làm trưởng dự án không chỉ cần có kỹ năng quản lý dự án, mà còn phải hiểu rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, kiến thức về hệ thống phân phối, kỹ năng dẫn dắt sự thay đổi, và quan trọng là có tầm ảnh hưởng đến các bộ phận nghiệp vụ liên quan. Thực tế, nhiều lãnh đạo thường coi DMS chỉ là một phần của hệ thống thông tin – MIS và giao cho trưởng bộ phận CNTT đảm nhận. Tuy nhiên, điều này có đảm bảo rằng trưởng bộ phận CNTT hiểu rõ chiến lược kinh doanh, kiến thức nghiệp vụ về DMS và khả năng lãnh đạo các phòng ban nghiệp vụ khác hay không? Mặc dù người làm CNTT thường có kỹ năng quản lý dự án rất tốt, nhưng nếu giao trưởng dự án cho bộ phận kinh doanh, họ có thể khắc phục được những hạn chế của người làm CNTT nhưng lại gặp khó khăn trong kỹ năng quản lý dự án. Đôi khi, sự thiếu hiểu biết về quy trình kinh doanh cụ thể của CNTT có thể dẫn đến việc triển khai không hiệu quả. Giao dự án cho người không phù hợp có thể dẫn đến nhiều thách thức cho dự án DMS, bao gồm việc kéo dài thời gian triển khai, chi phí tăng cao và thậm chí có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lựa chọn đúng người cho vai trò quan trọng này, đảm bảo họ có đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để dẫn dắt dự án đến thành công.
Quy Trình Nghiệp Vụ Chưa Sẵn Sàng: Nhiều doanh nghiệp thường nghĩ rằng đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm sẽ tự động tư vấn và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ cho mình mà không đặt nặng việc tối ưu quy trình trước khi triển khai phần mềm. Điều này đặt ra câu hỏi: cơ sở nào để chọn nhà cung cấp giải pháp phù hợp và điều kiện nghiệm thu tính năng đã triển khai đúng so với yêu cầu? Câu trả lời chính là quy trình nghiệp vụ và các chính sách liên quan. Phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ triển khai các quy trình và chính sách hiện có trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều trưởng dự án và quản lý doanh nghiệp thường nói rằng “chúng ta không có thời gian để ưu tiên công việc tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ” dẫn đến việc dự án thường thất bại thảm hại vì quá nhiều thay đổi, phạm vi dự án vượt ra ngoài kế hoạch ban đầu, và nhà cung cấp giải pháp phần mềm yêu cầu thêm chi phí cho các thay đổi này.
Quy trình nghiệp vụ là cơ sở để phát triển các tính năng DMS
Hãy dành thời gian để tối ưu hóa quy trình hiện có trước khi tìm đến nhà cung cấp giải pháp phần mềm. Đây là cách tiếp cận hiệu quả đã được các doanh nghiệp FDI áp dụng thành công. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu các thay đổi không cần thiết mà còn giúp dự án triển khai đúng tiến độ và chi phí dự kiến.
Nhà Cung Cấp Phần Mềm Thiếu Kinh Nghiệm: Các nhà cung cấp phần mềm thường vẽ ra một bức tranh màu hồng khi chào mời giải pháp. Bức tranh này luôn đẹp và họ khéo léo nhấn mạnh vào các điểm mạnh của giải pháp phần mềm, thay vì tập trung vào những yêu cầu quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến tình trạng khi người dùng cuối than phiền rằng “Sản phẩm phần mềm không đáp ứng quy trình họ đang làm, hoặc yêu cầu quá nhiều thao tác so với thực tế.” Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải huỷ dự án và tìm nhà cung cấp phần mềm khác để triển khai lại.
Một cách tiếp cận thông minh của các doanh nghiệp FDI là luôn chuẩn bị một danh sách câu hỏi để đánh giá năng lực của nhà cung cấp, cũng như khả năng đáp ứng của các tính năng. Họ thường gửi khảo sát đến các doanh nghiệp đã triển khai giải pháp của nhà cung cấp phần mềm đang được cân nhắc để đánh giá quy trình triển khai và dịch vụ chăm sóc khách hàng. Điều này giúp họ có cái nhìn rõ ràng và thực tế hơn về khả năng của nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn.
Doanh nghiệp nên chọn những nhà cung cấp có kinh nghiệm tư vấn và triển khai cho nhiều dự án để hạn chế rủi ro
Các Bộ Phận Chưa Phối Hợp Chặt Chẽ: Hệ thống DMS đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như CNTT, Sales, Marketing, Supply Chain, Logistic, và Sản xuất. Tuy nhiên, nếu quy trình nghiệp vụ không định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận trong một quy trình chung, sẽ dễ dẫn đến tình trạng các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban sẽ hỗ trợ tối đa cho sự thành công của dự án DMS
Chính Sách Đào Tạo Người Dùng Cuối: Nhiều doanh nghiệp than phiền rằng “Tỉ lệ nghỉ việc của salesman lớn hơn 30% sau khi triển khai DMS”. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này. Trước khi có hệ thống phần mềm DMS, salesman có thể tự do quyết định công việc: thích đi bán thì bán, thích café thì café, thậm chí có thể tạo dữ liệu ảo để đạt KPI. Tuy nhiên, khi hệ thống phần mềm DMS được triển khai, tất cả hoạt động của salesman đều bị giám sát chặt chẽ: yêu cầu check-in, yêu cầu chụp hình, quản lý khu vực yêu cầu chỉnh lộ trình đi, nhất cử nhất động của salesman đều bị giám sát bởi quản lý khu vực. Điều này khiến cho salesman cảm thấy mất tự do và đó là một trong những lý do chính khiến họ xin nghỉ việc.
Đào tạo người dùng cuối
Trước khi hệ thống DMS được triển khai, việc đào tạo nhận thức luôn cực kỳ quan trọng. Bên cạnh đó, đội dự án cần giải thích cho salesman biết những giá trị mà hệ thống có thể mang lại và hỗ trợ cho họ trong công việc.
4. Giải Pháp Từ DMSpro
DMSpro cung cấp giải pháp kết nối DMS giúp doanh nghiệp quản lý đồng bộ toàn bộ kênh bán hàng từ kênh truyền thống đến kênh trực tuyến. Hệ thống của DMSpro không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình phân phối mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh thông qua các tính năng nổi bật như:
– Tối Ưu Hóa Quy Trình Bán Hàng: Tự động hóa mọi hoạt động thủ công, giúp nhân viên bán hàng hoàn thành KPI nhanh chóng, hỗ trợ tăng đến 200% năng suất bán hàng.
– Phân Tích Hiệu Quả Kinh Doanh: Cung cấp hàng chục loại báo cáo chi tiết về kết quả phân phối, hiệu quả của các chương trình khuyến mãi, trưng bày và công nợ liên quan.
– Giảm Số Ngày Tồn Kho: Theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho chính xác, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, giảm thời gian lưu kho.
– Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng: Hệ thống giúp doanh nghiệp nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua quản lý thông tin khách hàng và theo dõi mức độ hài lòng dựa trên các tác vụ khảo sát, lấy ý kiến khách hàng.
Nếu bạn đọc đang là nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất – phân phối, nhà phân phối có đội ngũ sales/ PG thị trường và muốn tìm kiếm một giải pháp tối ưu quản lý hệ thống phân phối, hãy liên hệ với chúng tôi.
OMS là phần mềm chuyên biệt để quản lý hệ thống phân phối. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Sales hotline (+84) 8686 2 8686 hoặc đăng ký TẠI ĐÂY