Khám Phá Các Module của Hệ Thống DMS & Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Hệ thống Quản lý Phân phối (DMS) là giải pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng nhìn được toàn bộ diễn biến hoạt động phân phối hàng hóa theo thời gian thực. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi mà tốc độ và hiệu quả là yếu tố then chốt để thành công, việc đầu tư vào hệ thống DMS không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát được quy trình phân phối mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường. 

Để đạt được hiệu quả tối đa, các doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng các module (phân hệ) và tính năng chính của hệ thống DMS, mỗi module đều có vai trò quan trọng và đóng góp vào việc tăng cường năng lực quản lý và điều hành. Dưới đây là một số module chính trong hệ thống DMS và lợi ích mà chúng mang lại cho quá trình vận hành doanh nghiệp:

1. Quản lý dữ liệu nền (Master Data Management – MDM)

MDM giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng, sản phẩm, nhân viên,… một cách nhanh chóng và chính xác vì tất cả đều được quản lý tại phân hệ MDM. Điều này giúp tránh tình trạng dữ liệu bị trùng lặp hoặc thiếu nhất quán, từ đó nâng cao chất lượng dữ liệu và cải thiện hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

MDM được DMSpro tối ưu hóa thiết kế hệ thống quản lý dữ liệu và lấy khách hàng làm trọng tâm. Hệ thống này hỗ trợ nhiều trường thông tin chi tiết, đa dạng và linh hoạt, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cập nhật thông tin một cách toàn diện và hiệu quả. Hơn thế nữa, doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi, cập nhật các Nhà phân phối mới để tiếp quản thị trường mà không lo việc lịch sử hay hồ sơ khách hàng bị xóa đi.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và nhân lực. Nhờ vào hệ thống quản lý dữ liệu chính xác và kịp thời, cả NSX và các NPP có thể đưa ra những quyết định kinh doanh thông minh và phù hợp với môi trường cạnh tranh.

Một số trường thông tin dữ liệu bao gồm:

• Danh mục sản phẩm​
• Quản lý giá bán​
• Khu vực địa lý​
• Tổ chức bán hàng​
• Đội ngũ kinh doanh​
• Thông tin khách hàng​
• Tuyến đường/ Kế hoạch bao phủ (MCP)​
• Tài liệu bán hàng (media)​

Với tất cả những lợi ích vượt trội này, module MDM là một yếu tố không thể thiếu giúp hệ thống DMS của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tạo nền móng vững chắc cho các hoạt động phát triển của doanh nghiệp, mang lại sự tối ưu trong quản lý và vận hành.

Quản lý dữ liệu nền được xem là “xương sống” của một hệ thống DMS

2. Quản lý tiếp thị thương mại (Trade Marketing)

Trade Marketing là các chương trình hỗ trợ thương mại nhằm thúc đẩy việc bán hàng từ Nhà phân phối tới các Điểm bán lẻ. Những tính năng chính của module quản lý Trade Marketing là định nghĩa chương trình khuyến mãi (CTKM), lập kế hoạch và lên ngân sách. Phân hệ này cho phép hỗ trợ đa dạng và đáp ứng linh hoạt các loại cơ chế khuyến mãi, tích lũy, và trưng bày, kể cả những cơ chế phức tạp nhất. 

Một số thông tin được quản lý bởi phân hệ này:

• Chương trình khuyến mãi​
• Ngân sách khuyến mãi​
• Chương trình tích lũy​
• Chương trình trưng bày​
• Chương trình khảo sát ​
• Quản lý POSM​

Với hệ thống do DMSpro phát triển, doanh nghiệp có thể cấu hình, lên chính sách dựa trên thuộc tính của các đối tượng khách hàng như NPP, khu vực, vùng miền với số lượng lên tới 1000 chương trình khác nhau. Đối với nhân viên bán hàng trên thị trường, các chương trình khuyến mãi sẽ được tự động áp dụng vào đơn hàng đủ điều kiện, giúp tối ưu hóa quá trình bán hàng và khuyến mãi.

Doanh nghiệp có thể quản lý các POSM hiệu quả hơn khi định nghĩa trên master data, để từ đó triển khai đến các cửa hàng. Việc của nhân viên bán hàng chỉ là chụp ảnh POSM theo yêu cầu, và quản lý các POSM có giá trị. Điều này giúp đảm bảo sản phẩm được trưng bày đúng như mục tiêu của NSX và tối ưu hóa sự hiện diện của sản phẩm trên thị trường.

Một tính năng nổi bật khác là quản lý trưng bày. Việc trưng bày sản phẩm chính là cuộc cạnh tranh về độ hiện diện giữa các doanh nghiệp, bởi vậy trưng bày theo quy chuẩn rất quan trọng vì nó ảnh hưởng tới khả năng lựa chọn sản phẩm của khách hàng. Với tính năng chấm điểm bằng công nghệ AI, nhân viên hay chủ điểm bán có thể chụp hình và nhận kết quả gần như là ngay lập tức. Điều này không chỉ giúp kiểm tra độ chính xác mà còn cho phép phát hiện những kiểu trưng bày sai và có kế hoạch chỉnh sửa ngay lập tức nếu cần thiết. Việc trả thưởng cũng sẽ tốn ít nguồn lực và tiết kiệm thời gian một cách đáng kể cho công ty.

Phân hệ này cho phép hỗ trợ đa dạng và đáp ứng linh hoạt các loại cơ chế

3. Bán hàng (Sales order) 

Công cụ bán hàng SFA (Sales Force Automation) giúp các bước bán hàng được tự động và chuẩn hóa trên ứng dụng theo quy trình của mỗi công ty. Nhân viên có thể dễ dàng tạo đơn hàng trên điện thoại hoặc chọn đơn hàng đề nghị được hệ thống gợi ý dựa vào lịch sử bán hàng trước đó tại điểm bán cụ thể. Đặc biệt đơn hàng sẽ tự động được áp dụng chương trình khuyến mãi nếu đủ điều kiện, nhân viên bán hàng không còn phải nhớ chi tiết điều kiện chương trình, từ đó gia tăng hiệu suất bán hàng.

Nhân viên cũng có thể truy cập các dữ liệu như thông tin sản phẩm, được thông báo về các chương trình mới nhất từ công ty ngay trên điện thoại của mình. Báo cáo số lượng doanh thu và đơn hàng bán được trong ngày sẽ tự động gửi về hệ thống để NPP duyệt đơn hàng, loại bỏ việc ghi chép thủ công và tổng hợp thủ công vào cuối ngày. 

Điểm mạnh của phân hệ bán hàng do DMSpro phát triển nằm ở khả năng linh hoạt tùy chỉnh quy trình cho nhân viên theo quy mô doanh nghiệp, theo nghiệp vụ (presales hay vansales), thậm chí cả điểm bán (tại điểm bán lẻ hay siêu thị…). Doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình riêng cho mỗi mô hình phân phối và đối tượng sử dụng để phù hợp nhất với yêu cầu doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa khả năng bán hàng của nhân viên.

Phân hệ hỗ trợ nhân viên bán hàng gia tăng hiệu suất bán hàng

4. Mua hàng (Purchase order)

Khi NPP lên đơn, đơn hàng này sẽ được gửi lên hệ thống quản lý của công ty để NSX kiểm tra và xử lý. Các đơn hàng này sẽ tự động tích hợp với hệ thống ERP của doanh nghiệp giúp đồng bộ và kiểm soát lượng hàng bán ra, hệ thống cũng sẽ ghi nhận hóa đơn và có hỗ trợ thanh toán online nhằm thuận tiện hóa quá trình mua hàng từ nhà sản xuất. 

Ngoài ra với chức năng tự động tạo đề nghị mua hàng (Vendor Managed Inventory – VMI), nhà phân phối sẽ luôn đảm bảo tồn kho luôn giữ ở mức an toàn. Hệ thống tự động tính toán sản phẩm và lượng hàng dựa vào các chỉ số như trung bình thời gian bán hàng, mức tồn kho tối thiểu hay trung bình lượng hàng bán ra giúp nhà phân phối tối ưu hóa việc đặt hàng.

Nhờ có phân hệ này, NPP có thể tối ưu hóa mức tồn kho, quản lý đơn hàng đặt đến NSX, từ đó giảm số ngày tồn kho của NPP.

Phân hệ giúp NPP tối ưu hóa mức tồn kho

5. Quản lý KPIs

Phân hệ này cho phép quản lý các chỉ tiêu và đánh giá năng lực (Key Performance Indicator – KPI) đội ngũ bán hàng thông minh. Doanh nghiệp có thể áp dụng KPIs linh hoạt cho nhiều đối tượng: Nhân viên bán hàng, Quản lý bán hàng, Tuyến bán hàng, NPP, Cửa hàng. Cách thức phân bổ bộ chỉ tiêu đa dạng cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và đánh giá theo nhu cầu riêng về chu kỳ đánh giá và cách thức phân bố chỉ tiêu. Phân hệ quản lý KPIs của DMSpro có đầy đủ các chỉ số quan trọng trong ngành phân phối như:

• Doanh số
• Số lượng
• % viếng thăm
• ASO
• PC
• LPPC 
• RPPC/Drop size
• VPPC

Từ thiết lập, dashboard KPI cho phép nhân viên bán hàng có cái nhìn trực quan về tiến độ hoàn thành KPI của mình, nắm được thực đạt để từ đó chủ động đưa ra kế hoạch để đạt được KPI của mình. Các cấp quản lý cũng có thể xem được báo cáo về tình hình, tiến độ thực hiện KPI đã được đề ra trước đó của cấp dưới theo thời gian thực, kịp thời cập nhật tình hình thị trường để từ đó điều chỉnh chiến lược hoặc triển khai kế hoạch mới đến đúng đối tượng, đúng thời điểm. 

Đây là một chỉ số quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của NVBH

KẾT LUẬN

Các phân hệ trên đây là những yếu tố cơ bản nhưng rất quan trọng của một giải pháp DMS hiệu quả. Khi tìm kiếm nhà cung cấp cho giải pháp DMS, khả năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp từ các tính năng trong hệ thống là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần xem xét chi tiết những lợi ích mà hệ thống có thể mang lại khi lựa chọn nhà cung cấp để giúp tối ưu hóa nguồn lực và mang lại hiệu quả quản lý tốt nhất cho hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển, tránh trường hợp mắc lỗi so sánh các Nhà cung cấp chỉ dựa theo “gạch đầu dòng tên tính năng”, mà bỏ qua năng lực thật sự của họ. 

Nếu bạn đọc đang là nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất – phân phối, nhà phân phối có đội ngũ sales/ PG thị trường và muốn tìm kiếm một giải pháp tối ưu quản lý hệ thống phân phối, hãy liên hệ với chúng tôi.

OMS là phần mềm chuyên biệt để quản lý hệ thống phân phối. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Sales hotline (+84) 8686 2 8686 hoặc đăng ký TẠI ĐÂY