Hệ thống quản lý đơn hàng OMS: 6 “chìa khóa” mở lối hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp phân phối

Trong bối cảnh nền kinh tế thương mại điện tử có tính cạnh tranh cao như hiện nay, việc vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả và hợp lý đang trở thành vấn đề cấp thiết hơn bao giờ hết. Nếu doanh nghiệp vẫn đang loay hoay đi tìm lời giải cho bài toán trên thì OMS sẽ là một giải pháp hữu hiệu, một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa mọi hoạt động trong quy trình xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho và dịch vụ khách hàng. Bài viết này sẽ trình bày về những “chìa khóa” mà OMS sở hữu để có thể hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp trên con đường tối ưu hóa quy trình.

1. Dữ liệu tập trung

Một trong những chìa khóa để OMS có thể thúc đẩy hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là khả năng tập trung các nguồn dữ liệu. Việc tập trung tất cả các dữ liệu có tính liên kết với nhau ở cùng một nơi sẽ giúp cho các cấp quản lý, quản trị có một cái nhìn rõ ràng và toàn diện về mọi hoạt động đang diễn ra ở các cấp bậc, phòng ban. Điều này sẽ hỗ trợ rất lớn trong việc đưa ra quyết định hiệu quả, giúp doanh nghiệp xác định và tháo gỡ kịp thời các nút thắt trong kinh doanh, bắt kịp các xu hướng và cơ hội mới trên thị trường. Khi các dữ liệu được tập trung trên cùng một hệ thống, các bước trong quy trình làm việc của nhân viên cũng sẽ được tối ưu hóa, giản lược bớt vì họ không còn cần phải điều hướng qua lại giữa các nền tảng khác nhau để truy cập các thông tin có tính liên kết với nhau như trước đây nữa.

2. Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

Một hệ thống quản lý đơn hàng cũng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp khả năng quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực. Với các doanh nghiệp có mô hình phân phối, đây được xem là một tính năng rất quan trọng trong việc hạn chế tối đa tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức – 2 vấn đề chính thường gặp có thể gây tác động tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận của công ty. Bằng cách cập nhật trạng thái các đơn hàng, tình trạng hàng tồn, lên đơn ở các cửa hàng, OMS cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa việc lưu kho, tự động cập nhật số lượng hàng hóa theo thời gian thực và thông báo đến cho doanh nghiệp, giúp đảm bảo đáp ứng kịp thời các yêu cầu đặt hàng của cửa hàng bán lẻ.

3. Xử lý đơn hàng nhanh chóng

Tự động hóa xử lý đơn hàng cũng là một lợi ích khá quan trọng của OMS giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành. Nếu như trước đây, việc xử lý đơn hàng thủ công sẽ thật mất thời gian khi nhân viên sales phải lên đơn bằng sổ tay, hóa đơn, và gửi lên các nhóm quản lý trên Zalo,… dễ xảy ra lỗi khi thông tin được truyền qua nhiều nền tảng. Ngược lại, với hệ thống OMS, nhân viên có thể lên đơn nhanh chóng chỉ bằng một chiếc điện thoại di động với danh sách hàng hóa và chương trình khuyến mãi bán hàng có sẵn,… hệ thống tích hợp OMS sẽ giúp doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý đơn hàng gửi về ngay lập tức. Tự động hóa sẽ giảm thiểu nguy cơ sai sót do con người cũng như cải thiện đáng kể tốc độ xử lý đơn hàng trên toàn hệ thống. Tiện ích này không chỉ cho phép doanh nghiệp xử lý được một khối lượng đơn hàng lớn hơn mà còn thúc đẩy quá trình đi đơn nhanh hơn, từ đó giúp nâng cao sự hài lòng trong quá trình trải nghiệm của khách hàng.

4. Tích hợp đa kênh

Khi các doanh nghiệp bắt đầu thay đổi để thích nghi với xu thế bán hàng đa kênh, việc mở rộng kênh bán hàng đến các kênh online, các trang mạng xã hội, và các cửa hàng vật lý cũng khiến cho việc quản lý đơn hàng trở nên phức tạp hơn. Giải pháp OMS với dịch vụ tích hợp, đồng bộ liền mạch các kênh bán hàng sẽ giúp bạn đơn giản hóa đáng kể việc này bởi nó giúp đảm bảo dữ liệu được nhất quán trên tất cả các kênh, cung cấp một cái nhìn chung về đơn đặt hàng và cuối cùng là giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng bởi trạng thái đơn hàng và số lượng tồn kho sẽ luôn được đồng bộ nhất quán trên tất cả các nền tảng.

5. Phân tích và báo cáo nâng cao

Dù cho doanh nghiệp đang hoạt động ở quy mô, hình thức nào, những bài báo cáo, phân tích kinh doanh cũng luôn là những “vũ khí” cần thiết để mở ra hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp. Các bài phân tích, báo cáo cho phép doanh nghiệp nắm bắt, thấu hiểu sâu sắc về tình hình, kết quả hoạt động của mình, để đưa ra các chiến lược thích hợp và xác định các điểm cần cải thiện trong chiến lược. OMS, với khả năng tự động xuất báo cáo và gửi thông báo đến từng đối tượng sử dụng, sẽ giúp đẩy nhanh quá trình phân tích và đưa ra chiến lược, từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra các đường lối, chiến lược bán hàng nhanh chóng, kịp thời, và thậm chí là sớm hơn so với đối thủ.

Ví dụ: với hệ thống đơn hàng được tổng hợp và gửi về, doanh nghiệp có thể phân tích được xu hướng bán hàng, mặt hàng nào đang bán chạy nhất, các hành vi của khách hàng,… Những dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để tinh chỉnh các chiến lược tiếp thị, tối ưu hóa hàng tồn kho và nâng cao trải nghiệm dịch vụ khách hàng.

6. Khả năng mở rộng mạnh mẽ

Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu mở rộng hệ thống theo quy mô mà không phải mất thời gian cũng như làm cho dữ liệu bị đứt đoạn cũng trở thành một vấn đề mà ban lãnh đạo cần cân nhắc. Hệ thống OMS sẽ mang lại khả năng mở rộng mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp xử lý khối lượng đơn hàng ngày càng gia tăng, mở rộng kênh bán hàng, không làm gián đoạn các quy trình đã có từ trước đến nay. Điều này góp phần tạo nên động lực phát triển cho doanh nghiệp khi luôn tự tin rằng mọi hoạt động mở rộng đều có thể thích ứng được với nhu cầu luôn thay đổi của doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý bán hàng đa kênh – OMS

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên bán hàng theo cách truyền thống (sử dụng giấy tờ, sổ sách để ghi lại đơn hàng, không thể theo dõi hoạt động của nhân viên theo thời gian thực,…), với OMS, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng:

1. Quản lý tập trung đơn hàng từ tất cả kênh bán hàng của công ty trên cùng một hệ thống được tích hợp.
2. Quản lý xử lý đơn hàng và điều phối giao hàng cho toàn công ty.
3. Quản lý chặt chẽ và hiệu quả đội ngũ bán hàng và ngân sách bán hàng: tạo lịch viếng thăm khách hàng, định vị nhân viên/ cửa hàng trên bản đồ số GPS, cập nhật tình hình thị trường trong thời gian thực

Đối với nhân viên bán hàng ngoài thị trường:

1. Dễ dàng theo dõi chương trình tiếp thị mà doanh nghiệp đang triển khai ngay trên thiết bị di động và áp dụng tự động vào từng đơn hàng
2. Tạo mới đơn hàng nhanh chóng ngay trên di động thay vì phải ghi chép bằng văn bản, giấy tờ, tiết kiệm thời gian để chăm sóc khách hàng tốt hơn

Quý doanh nghiệp có mong muốn xây dựng hệ thống quản lý giúp tối ưu hiệu suất vận hành, ĐĂNG KÝ NGAY để nhận tư vấn hoặc tham khảo thêm nhiều tính năng khác của OMS TẠI ĐÂY.