Nhà sản xuất và phân phối hàng hóa thuộc các ngành nghề kinh doanh khác nhau đều nỗ lực quản lý tồn kho an toàn trong kênh phân phối. Mặc dù doanh nghiệp mong sản phẩm có thể phục vụ người tiêu dùng mọi lúc mọi nơi nhưng tồn kho bán hàng quá cao cũng là một vấn đề quan trọng.
Tồn kho quá cao chẳng khác gì cơn “ác mộng” vì bên cạnh đồng tiền đầu tư không sinh lãi, tác động chỉ số lợi nhuận trên vốn ROE (Return on Equity), công ty phải đầu tư thêm chương trình khuyến mãi, trưng bày, kích hoạt (activation)… tại điểm bán nhằm thu hút người tiêu dùng. Ngược lại, tồn kho quá thấp cho thấy khả năng đáp ứng sức mua không đủ, dẫn đến mất độ phủ ngoài thị trường bởi người tiêu dùng dễ dàng chuyển sang thương hiệu khác. Theo đánh giá của công ty nghiên cứu thị trường Nielsen, việc hết hàng dự trữ làm các doanh nghiệp tổn thất hơn 500 triệu USD mỗi năm.
Giám sát tồn kho: Chuyện không của riêng ai
Theo kinh nghiệm từ các chuyên gia hàng đầu, doanh nghiệp sản xuất – phân phối cần xem xét ngay 4 “nút thắt” sau để việc quản lý tồn kho không còn lãng phí thời gian và nguồn vốn của họ:
- Kênh phân phối chưa chặt chẽ: Muốn xác định mức dự trữ an toàn, nhà quản lý phải cân đo nhiều yếu tố như thời gian xử lý đơn hàng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm, chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, thời gian giao nhận…. Điều này đòi hỏi đội ngũ nhân sự vận hành kênh phân phối phải luôn hợp tác chặt chẽ, có công cụ cung cấp đủ, đúng thông tin ngoài thị trường, cùng nhau hoạch định nhu cầu (demand planning), xây dựng lịch trình sản xuất, cung ứng hàng hóa với nhịp độ, số lượng ổn định và thông suốt. Nếu không, doanh nghiệp sẽ khó tránh cơn “ác mộng” tồn kho quá cao hoặc quá thấp.
- Phương pháp đặt và giao hàng thủ công: Nhìn chung, quá trình đặt và giao nhận hàng hóa hiện nay khá thủ công. Thông thường, nhà phân phối sẽ làm đơn đặt hàng bằng Excel, kế toán nhà sản xuất đối chiếu số liệu công nợ, tồn kho, căn cứ trên tiến độ sản xuất… để duyệt hay từ chối đơn hàng. Sau khi hàng được vận chuyển đi, nhà phân phối tiến hành thủ tục thanh toán, cập nhật đơn giao hàng vào hệ thống và lưu kho. Độ “trễ” của chu kỳ này càng lớn, hiệu suất quản lý kho hàng và hoạt động kinh doanh càng bị ảnh hưởng.
- Thiếu kiểm tra chéo tồn kho: Trường hợp công tác đặt hàng đã tối ưu, rủi ro “cháy hàng” vẫn phát sinh nếu dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng chưa đảm bảo độ chính xác và trung thực. Chẳng hạn có thể điểm bán “ảo” nào đó trong kênh phân phối được tạo ra, khai báo tình trạng hết hàng nhưng không ai kiểm chứng. Hệ quả nói trên chủ yếu là do nhà sản xuất thiếu biện pháp kiểm tra chéo, giám sát ngẫu nhiên tồn kho ở từng chi nhánh, đại lý, nhà phân phối và điểm bán lẻ.
- Giao tiếp giữa nhân viên kinh doanh và nhà sản xuất: Đội ngũ kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực thi bán hàng, ghi nhận, báo cáo thông tin thị trường qua hoạt động chăm sóc điểm bán hàng ngày. Họ biết rõ doanh số từng mặt hàng, ngành hàng, khuyến mãi nào đang “hot”, tồn kho đã hợp lý chưa, đối thủ cạnh tranh có chiến lược tích trữ và trưng bày ra sao…. Đây là dữ liệu “vô giá” sẽ trợ giúp ban lãnh đạo ra chiến lược và sách lược hợp lý. Tuy nhiên, thực tế tại doanh nghiệp cho thấy “thời gian chết” trong khâu giao tiếp giữa nhân viên kinh doanh và trụ sở chính không chỉ làm giảm hiệu quả quản lý tồn kho, mà còn khiến công ty phản ứng chậm với thay đổi thị trường, thua thiệt doanh số và đánh mất độ phủ.
Tìm lời giải cho “bài toán” tồn kho với phần mềm DMS
Thời gian gần đây, thị trường chứng kiến sự “lên ngôi” ngoạn mục của phần mềm quản lý kênh phân phối bán hàng DMS (Distribution Management System). Một số nhà phát triển DMS “trình làng” gói tính năng hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản trị hệ thống phân phối, đồng thời tháo gỡ 4 “nút thắt” tồn kho triệt để.
Sở hữu đội ngũ kỹ sư phần mềm với hơn 15 năm kinh nghiệm tư vấn, triển khai DMS ở Việt Nam và Đông Nam Á, cũng như tiên phong cung cấp phần mềm DMS trên nền tảng điện toán đám mây tại Việt Nam, DMSpro là thương hiệu được nhiều công ty lớn, đa quốc gia lựa chọn làm đối tác giải pháp như: Samsung, P&G, Tân Hiệp Phát, URC, TH True Milk, Beiersdorf, Dược phẩm Nhất Nhất, Pahtama (Myanmar)…. Theo ông Phạm Ngọc Ấn – Chủ tịch HĐQT, bí quyết “chiếm trọn” niềm tin khách hàng của DMSpro nằm ở những tiện ích hữu hiệu mà DMS mang đến.
Nếu ứng dụng SFA tự động hóa 100% quy trình bán hàng của nhân viên kinh doanh, thì tính năng eRoute cho phép nhà quản lý cập nhật ngay lập tức doanh số, độ phủ và tồn kho tại điểm bán, dựa trên thông tin trung thực và chính xác nhân viên gửi về trụ sở từ thiết bị di động (smartphone hoặc máy tính bảng).
Đặc biệt, là cầu nối giữa nhà sản xuất và nhà phân phối, tính năng quản lý kho hàng (VMI) sẽ phân tích lịch sử đặt hàng, mức tồn kho hiện tại, kế hoạch bán hàng của công ty, số ngày tồn kho an toàn, yếu tố mùa vụ…. Sau đó, bằng những thuật toán thông minh, VMI tự động tạo ra đơn hàng đề nghị, xử lý và lưu trữ tất cả đơn hàng, hóa đơn thu chi một cách nhanh chóng, chuẩn xác. Đáng chú ý, VMI có thể tiên đoán nhập liệu, thiết lập sẵn các hạng mục thanh toán, khuyến mãi nên sai sót thủ công hoàn toàn được giảm thiểu. Nhà sản xuất sẽ rút ngắn chu kỳ đặt và giao hàng, nắm bắt tổng thể tình hình tồn kho tại nhà phân phối theo thời gian thực, và dễ dàng truy cập mọi dữ liệu quá khứ để dự báo nhu cầu chính xác hơn.
Như vậy, việc theo dõi, quản lý kho nhà phân phối và tồn kho trong chuỗi cung ứng trở nên đơn giản và thuận tiện hơn bao giờ hết: doanh nghiệp vừa ngăn chặn rủi ro hết hàng, vừa phòng tránh tình trạng “ứ đọng” vốn do chỉ lưu kho một lượng hàng lý tưởng.
Ngoài ra, tính năng đánh giá trực quan trưng bày (Visibility), quản lý lịch làm việc (eCalendar), quản lý chương trình Trade marketing, chỉ số bán hàng (Sales KPIs)… cũng góp phần kiện toàn hệ thống phân phối đầu cuối, trao cơ hội cho doanh nghiệp gia tăng hiệu suất kinh doanh và lợi nhuận.
Muốn kiểm soát tồn kho hay phức tạp hơn là quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, một phương án tình thế đôi khi chưa đủ. Chúng ta cần nhìn nhận mối quan hệ tương hỗ, “dài hơi” của các thành viên trong hệ thống phân phối. Bên cạnh ưu điểm về mặt kỹ thuật, DMS chính là “chất xúc tác” cho sự phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả giữa nhà sản xuất, nhà phân phối và nhân viên kinh doanh; chuyển hóa việc chia sẻ dữ liệu tức thời thành “vũ khí” để doanh nghiệp tiến xa hơn trên thị trường cạnh tranh quyết liệt.
“Là đối tác của tập đoàn SAP (Đức) và Acumatica (Mỹ), DMSpro kế thừa nền tảng công nghệ mạnh mẽ, ổn định và phát triển các tính năng DMS đặc thù trong nhiều lĩnh vực sản xuất – phân phối hàng hóa. Sứ mệnh của chúng tôi là giúp doanh nghiệp xóa bỏ nỗi lo về quản trị kênh phân phối và tối ưu nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh”, ông Phạm Ngọc Ấn chia sẻ.
>>> Bạn sẵn sàng khám phá lợi ích vượt trội của phần mềm DMS?
ĐĂNG KÝ NGAY để được DMSpro tư vấn và demo sản phẩm MIỄN PHÍ: https://dmspro.vn/gui-yeu-cau-demo-san-pham/
📞 Hotline: (+84) 8686 2 8686
✉ Email: info@dmspro.vn