CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT (KPI) TRONG NGÀNH BÁN LẺ

Chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình hoạt động có hiệu quả hay không so với mục tiêu đã đề ra. Hay nói cách khác, KPI chính là thước đo cho sự tăng trưởng của một doanh nghiệp. Dưới đây là một số gợi ý về các chỉ số KPI mà doanh nghiệp có ứng dụng DMS thường áp dụng cho đội ngũ nhân viên bán hàng của mình.

1. KPI LÀ GÌ?

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator – chỉ số đo lường hiệu suất. Đây là các thước đo tài chính hoặc phi tài chính dùng để đánh giá hiệu quả công việc của một tổ chức. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số này để đánh giá nhân viên của mình. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt phù hợp cho từng cá nhân.
Chỉ số KPI có thể áp dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào, từ giáo dục, ngân hàng, sản xuất cho tới các tổ chức dịch vụ. Trong mọi trường hợp, chỉ số đánh giá hiệu quả công việc được sử dụng trong một thời gian dài và không thay đổi thường xuyên. Nó chỉ thay đổi khi bạn thay đổi mục tiêu cần đạt được.
Ví dụ: Khi mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra là “trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong ngành”, các chỉ số KPI sẽ tập trung xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính. “Lợi nhuận trước thuế” và “Vốn/ tài sản cổ đông” là những chỉ số chính. KPI cho lĩnh vực phần lớn là phi lợi nhuận như trường học, sẽ tập trung cho những mục tiêu phi tài chính như “tỉ lệ tốt nghiệp”, “tỉ lệ thi đỗ đại học” và “tỉ lệ có việc làm” phản ánh sứ mệnh và mục tiêu của nhà trường.

2. NHỮNG KPI CƠ BẢN NÀO DÀNH CHO SALES MÀ DOANH NGHIỆP NÊN ÁP DỤNG?

Tùy vào lĩnh vực và mục tiêu của doanh nghiệp, các cấp quản lý ở mỗi doanh nghiệp sẽ đưa ra những bộ chỉ số KPI khác nhau. Dưới đây là những KPI cơ bản thường được doanh nghiệp ứng dụng vào trong quản lý:

2.1. Doanh Số (Revenue): Tổng giá trị đơn hàng phát sinh trên tuyến của NVBH đó trong một khoảng thời gian nhất định.
Tùy công ty: có công ty ghi nhận doanh số vào ngày lập đơn đặt hàng, có công ty ghi nhận doanh số vào ngày lập phiếu giao hàng.
Đây là một chỉ số trực tiếp thể hiện khả năng bán hàng và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chỉ số này giúp đánh giá hiệu suất của từng nhân viên và xác định những nhân viên bán hàng xuất sắc.

2.2. Sản Lượng (Volume): Sản lượng bán hàng trong tháng: tổng số lượng đã mua phát sinh trên tuyến của NVBH đó trong tháng.
Tùy công ty: có công ty ghi nhận sản lượng vào ngày lập đơn đặt hàng, có công ty ghi nhận sản lượng vào ngày lập phiếu giao hàng.
Ngoài ra, sản lượng có thể tính theo số lượng mua hoặc số lượng mua * hệ số nếu giá của sản phẩm chênh lệch nhau quá lớn

Cả doanh số và sản lượng đều giúp nhà quản lý xác định nhân viên bán hàng nào đang mang lại kết quả tốt nhất và so sánh họ với các nhân viên khác để có thể cải thiện hiệu suất của nhóm bán hàng.

2.3. Doanh số/Sản lượng theo sản phẩm (Revenue/Volume by Product Group): Tổng giá trị đơn hàng theo nhóm sản phẩm phát sinh trên tuyến của NVBH đó trong một khoảng thời gian nhất định.
Đối với các công ty có nhiều SKU thì số lượng KPIs cho chỉ số này sẽ rất nhiều.
Giả sử nhóm bán hàng của doanh nghiệp tập trung vào một nhóm sản phẩm và đạt được chỉ số doanh thu lợi nhuận đáng kể. Đây là một căn cứ để các cấp quản lý đánh giá và phân bổ lại sản phẩm của mình. Dựa vào chỉ số này, nhà quản lý sẽ biết cách phân bổ vốn và kênh đầu tư phù hợp nhằm thu được lợi nhuận cao hơn.

2.4. Tỉ lệ viếng thăm thành công (%Productivity Call hay Strike Rate)
Chỉ số này được tính theo công thức:
%PC = Số lượt viếng thăm thành công / Số lượt ghé thăm kế hoạch trong ngày mà NVBH phải thực hiện
Trong đó:
1 lượt viếng thăm thành công (Successful Call – SC hay Productivity Call – PC) được tính khi NVBH lấy được đơn hàng (và phải được giao cho outlet). Trên thực tế, vẫn có một số công ty quy định đơn hàng phải có giá trị tối thiểu hoặc có số mặt hàng tối thiểu trên đơn hàng mới được ghi nhận.

2.5. Tỉ lệ bao phủ (%Active Selling Outlet – %ASO hay Effective Coverage – EC)
Tỉ lệ bao phủ là số lượng cửa hàng (outlet) có mua hàng trên tổng số cửa hàng phải chăm sóc trong tháng
%ASO = ASO/Tổng số cửa hàng trên tuyến
Trong đó:
ASO là Số cửa hàng có mua hàng từ NVBH trong 1 chu kỳ bán hàng.
Chú ý rằng, một số công ty quy định cửa hàng phải mua tối thiểu doanh số bao nhiêu hoặc tối thiểu bao nhiêu đơn hàng thì mới ghi nhận là có mua hàng.

2.6. Tỉ lệ ghé thăm thực tế (%Visited)
%Visited = Số lượt ghé thăm thực tế mà NVBH đã thực hiện / Số lượt ghé thăm kế hoạch trong ngày mà NVBH phải thực hiện
Trong đó:
Số lượt ghé thăm thực tế mà NVBH đã thực hiện = số lượt viếng thăm mà NVBH đã thực hiện trong ngày, tính theo cửa hàng (1 cửa hàng được ghé thăm nhiều lần trong ngày sẽ được tính bằng 1. KPI này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp triển khai DMS.
Lưu ý:
– Không bao gồm outlet không nằm trong kế hoạch trong ngày.
– Các cửa hàng không mở cửa vẫn được tính là có ghé thăm.

3. KPI CÓ TÁC DỤNG NHƯ THẾ NÀO?

Khi đưa ra KPI có nghĩa là bạn cũng đưa ra các ý tưởng rõ ràng về mục tiêu và các biện pháp để đạt được mục tiêu đó? KPI cũng cho thấy điều gì là quan trọng đối với doanh nghiệp và các thành viên của tổ chức cần nỗ lực hết sức để đạt được mục tiêu đó. KPI có thể được sử dụng như là công cụ đo lường hiệu suất. Nó giúp trong việc quản lý hiệu quả hoạt động của tổ chức. Người quản lý cần thiết lập KPI và hướng dẫn mọi người thực hiện sao cho tất cả đề có thể đạt được mục tiêu. Có rất nhiều KPI trong lĩnh vực bán lẻ, nhưng KPI đưa ra nhất định phải cụ thể, được lượng hóa. Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. “Thu hút khách hàng cũ mua hàng nhiều lần” là một chỉ số KPI vô nghĩa nếu không xác định “nhiều” là trung bình bao nhiêu lần trong tháng. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là một chỉ số KPI do không có cách nào đo sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với các doanh nghiệp khác.

4. Tính năng quản lý KPI của giải pháp OMS

KPI là một yếu tố cực kỳ quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của đội ngũ bán hàng. KPI của giải pháp OMS được cập nhật theo thời gian thực (real time), giúp so sánh % đạt được so với timegone, dựa vào đó quản lý có thể phân bổ KPI hợp lý cho các ngày còn lại.

1. Có thể áp dụng KPIs linh hoạt cho nhiều đối tượng: NVBH, Quản lý bán hàng, Tuyến bán hàng, Nhà phân phối, Cửa hàng
2. Quy trình phân bổ KPIs từ tổng đến chi tiết.
3. Quy trình vận hành đơn giản.
4. Có đầy đủ các KPIs quan trọng trong phân phối.

Ngoài ra, NVBH cũng có thể tự theo dõi tiến độ thực hiện của mình trên điện thoại di động, chủ động điều chỉnh chiến lược bán hàng hợp lý để đạt được KPI.

Khi bạn chọn lựa các chỉ số KPI, cần thận trọng chọn ra những chỉ số cần thiết và có thể lượng hóa được, những chỉ số giúp doanh nghiệp, cửa hàng đạt được mục tiêu chứ không nhất thiết là phải chọn thật nhiều. Việc áp dụng các chỉ số KPI phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đo lường được hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng mà còn tạo ra động lực để họ phấn đấu. Quan trọng hơn, các chỉ số này sẽ cung cấp những dữ liệu cần thiết để doanh nghiệp đưa ra những chiến lược bán hàng hiệu quả và bền vững. Việc thiết lập và theo dõi KPI cần được thực hiện một cách liên tục và điều chỉnh phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.