Phần mềm DMS là gì? Hiểu Về Giải Pháp Quản Lý Phân Phối

Trong thế giới hiện đại, việc quản lý và tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa trở nên vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. DMS chính là giải pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp không chỉ giám sát, quản lý mọi hoạt động phân phối hàng hóa mà còn tự động hóa quy trình bán hàng, góp phần số hóa việc lấy đơn hàng và nắm bắt thông tin thị trường tức thì. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về DMS, từ định nghĩa cơ bản, đối tượng doanh nghiệp nên ứng dụng, thời điểm thích hợp để triển khai, cho đến những giá trị cốt lõi mà hệ thống này mang lại. Hãy cùng DMSpro khám phá để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và lợi ích của DMS trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường.

1. DMS là gì?

DMS là từ viết tắt của Distribution Management System – Hệ thống Quản lý Phân phối, Bán hàng. Đây là giải pháp giúp quản lý toàn bộ hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, từ các kênh phân phối đến các điểm bán. Hệ thống này giúp theo dõi diễn biến tại các kênh phân phối, quản lý tính tuân thủ của nhân viên thị trường, tự động hóa quy trình bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý công nợ và các biến động khác ngoài thị trường.

Giải pháp DMS giúp quản lý toàn bộ hoạt động

2. Doanh Nghiệp Nào Nên Ứng Dụng DMS?

DMS phù hợp với mọi công ty có hoạt động phân phối, bán hàng, có đội ngũ nhân viên thị trường (hay sales representative/đại diện bán hàng/trình dược viên,…), đặc biệt là những doanh nghiệp cần quan tâm tới các điểm bán lẻ như cửa hàng tạp hóa, nhà thuốc,… Một số ngành hàng tiêu biểu nên ứng dụng DMS bao gồm:

– Tiêu dùng nhanh (FMCG)

– Thực phẩm & Nước giải khát

– Sữa và các sản phẩm từ sữa

– Dược phẩm

– Vật liệu xây dựng

– Thức ăn chăn nuôi

– Chăm sóc cá nhân

– Đồ gia dụng

– Dầu nhớt

– Điện tử điện lạnh

– Mỹ phẩm

Một số ngành hàng tiêu biểu ứng dụng DMS

Hệ thống và các ứng dụng trong hệ sinh thái DMS được thiết kế để phục vụ nhu cầu của nhiều bộ phận trong một doanh nghiệp. Những người dùng chính bao gồm:

• Đội ngũ Nhân viên thị trường (Nhân viên Kinh Doanh (Salesman) và Nhân viên tiếp thị (PG).
• Các cấp quản lý bán hàng như: Giám sát (Sales Sup – SS), Quản lý Khu vực (Regional Sales Manager – RSM), Quản lý Vùng (Area Sales Manager – ASM) và Giám đốc Bán hàng Quốc gia (National Sales Manager – NSM).
• Bộ phận văn phòng: Kế toán, Đội ngũ điều hành sales (Sales Operation) Admin hay quản lý khuyến mại (Trade Marketing),…
• Nhà Phân Phối.

3. Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Triển Khai DMS?

Doanh nghiệp nên triển khai DMS khi gặp phải một hoặc các vấn đề sau trong hệ thống phân phối:

– Doanh nghiệp phải phân tuyến bán hàng theo cách thủ công, có thể gây ra tình trạng trùng tuyến hoặc trái tuyến.

– Khi nhân viên bán hàng đi thị trường, thông tin, dữ liệu bị phân tán và nhầm lẫn khi phải truyền qua nhiều nền tảng như Email, Excel, Zalo, Skype, Facebook, Viber.

– Gặp khó khăn trong quản lý tiến độ đi tuyến và KPIs của nhân viên bán hàng ngoài thị trường.

– Các chương trình khuyến mãi, trả thưởng và trưng bày không được triển khai theo kế hoạch định sẵn.

– Chậm trễ trong việc nắm bắt độ phủ, thị phần và thông tin đối thủ cạnh tranh.

Khi gặp phải những khó khăn trên, doanh nghiệp nên ứng dụng DMS vào trong quản lý

4. Những Giá Trị DMS Mang Lại Cho Doanh Nghiệp

Những giá trị cốt lõi mà một hệ thống DMS sẽ mang lại cho doanh nghiệp bao gồm:

– Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, đa chiều và minh bạch: Giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin thị trường ngay tại văn phòng để đưa ra kế hoạch một cách chính xác và kịp thời, cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. 

– Tiết kiệm đến 80% chi phí triển khai các chương trình khuyến mãi: Trung bình ở mỗi doanh nghiệp có mô hình sản xuất, phân phối, Trade Marketing thường chiếm 5-10% ngân sách. Vì thế, việc sử dụng hiệu quả phần ngân sách này mang tính quyết định đến doanh thu.

– Tối ưu hóa tồn kho tại Nhà Phân Phối: Đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng và tránh tình trạng thiếu hụt. DMS có thể đề xuất đơn hàng (Vendor Managed Inventory – VMI) cho NPP dựa trên lịch sử bán hàng, mức tồn kho, mùa vụ và các yếu tố liên quan khác, giúp tối ưu hóa việc đặt hàng, giảm số ngày tồn kho của NPP.

– Tự động hóa quy trình bán hàng cho Nhân viên thị trường: Đảm bảo tính tuân thủ của nhân viên khi đi ra ngoài thị trường, nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ khi họ có thể chủ động kiểm qua tiến độ hoàn thành KPI. DMS sẽ là công cụ giúp giảm bớt công việc thủ công để nhân viên tập trung vào việc chăm sóc khách hàng và gia tăng doanh số. 

DMS thực sự mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

Hệ thống DMS không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trong phân phối mà còn tạo ra giá trị bền vững, nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Bằng việc triển khai DMS, doanh nghiệp có thể đảm bảo hoạt động phân phối mượt mà, hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

Nếu bạn đọc đang là nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất – phân phối, nhà phân phối có đội ngũ sales/ PG thị trường và muốn tìm kiếm một giải pháp tối ưu quản lý hệ thống phân phối, hãy liên hệ với chúng tôi.

OMS là phần mềm chuyên biệt để quản lý hệ thống phân phối. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Sales hotline (+84) 8686 2 8686 hoặc đăng ký TẠI ĐÂY