Đã từ lâu, DMS – Distribution Management System (Phần mềm quản lý hệ thống phân phối, bán hàng) không còn là một khái niệm xa lạ đối với các doanh nghiệp có mô hình sản xuất – phân phối. Hệ thống DMS là một giải pháp được coi là “cánh tay phải đắc lực” hỗ trợ doanh nghiệp giám sát mọi hoạt động phân phối hàng hóa đến từng thành phần trong chuỗi một cách liên tục, kịp thời và nhanh chóng. Thông qua giải pháp DMS, ban lãnh đạo có thể an tâm rằng tất cả các hoạt động bán hàng trên toàn hệ thống đều được diễn ra thuận lợi, đúng như kế hoạch, các rủi ro trong quá trình phân phối cũng được giảm thiểu, từ đó thúc đẩy doanh số cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tuy được nhắc đến nhiều với những lợi ích và sự cần thiết to lớn trong nhiều năm tồn tại trên thị trường, DMS vẫn bị “hiểu lầm” là một công cụ “vạn năng”, có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực cung cấp giải pháp DMS, DMSpro thấu hiểu rằng những quan điểm sai lầm về giải pháp có thể gây nên nhiều trở ngại trong suốt quá trình triển khai, thậm chí là làm ảnh hưởng nặng nề đến kết quả của cả dự án.
Trong bài viết này, thông qua những “lầm tưởng” thường gặp của doanh nghiệp về giải pháp DMS, chúng tôi sẽ chỉ ra những giới hạn cũng như cơ hội phát triển mà DMS sẽ mang đến cho doanh nghiệp.
Lầm tưởng 1: DMS là công cụ giám sát và theo dõi nhân viên ngoài thị trường
Đây là một lầm tưởng cực kỳ phổ biến, thậm chí là phổ biến nhất, không chỉ trong đội ngũ nhân viên bán hàng, mà ngay cả ở ban lãnh đạo, các cấp quản lý, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Trong hơn 100 dự án đã triển khai cho khách hàng, không ít lần đội ngũ DMSpro đã nhận được các câu hỏi như “Anh cần tư vấn về phần mềm giám sát nhân viên sales”, hay “Phần mềm DMS bên em chuyên dùng để theo dõi hoạt động của nhân viên sales đúng không?”. Đây là một quan niệm không sai, nhưng nó chưa đầy đủ, khiến cho khái niệm về DMS bị hiểu nhầm sang hướng tiêu cực, bởi 2 ý sau:
Thứ nhất, đối tượng sử dụng DMS không chỉ là nhân viên bán hàng.
Từ ban đầu, khái niệm DMS xuất hiện với mục đích giúp số hóa các quy trình phân phối, bán hàng, hỗ trợ cho doanh nghiệp sản xuất trong từng khâu phân phối khi cung cấp các thông tin về vị trí, trạng thái, thời gian, số lượng (POSM),… tạo tiền đề cho các cấp quản lý, lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Các đối tượng sử dụng DMS bao gồm: các cấp quản lý, nhân viên giám sát, nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên giao hàng, bộ phận trade marketing, nhà phân phối/chi nhánh,…
Tuy nhiên, tính năng được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng (gần như 100%) trong bộ tính năng của DMS lại là giám sát đội ngũ nhân viên bán hàng trên bản đồ GPS và đây cũng là lực lượng đông đảo nhất trong các doanh nghiệp sản xuất. Và tất nhiên, với số lượng lớn nhân viên như vậy, chủ doanh nghiệp không thể nào quản lý theo cách thủ công như trước đây được, cũng không thể hoàn toàn phụ thuộc vào tính chủ động của từng nhân viên. Họ cần được theo dõi và báo cáo để nắm bắt được tình hình một cách chính xác nhất, tăng tính chủ động trong hoạt động của nhân viên bán hàng, đồng thời khuyến khích họ làm việc chăm chỉ hơn. Hơn nữa, một số doanh nghiệp SME cho rằng việc chạy toàn bộ tính năng là chưa cần thiết khi bắt đầu dự án, nên họ chỉ tập trung vào phát triển 1 tính năng này trước tiên.
Thứ hai, đây không phải là công cụ để giám sát hay kiểm soát
Với tâm lý không thích bị ràng buộc, từ trước đến nay, nhân viên sales luôn được thoải mái về giờ giấc, tự do làm việc. Thêm vào đó, nhiều nhân viên còn có những “chiêu trò” để báo cáo những thông tin không chính xác để đạt chỉ tiêu (KPIs), đến khi đạt được doanh số rồi thì nghỉ ngơi hoặc làm việc khác, không nỗ lực hết mình để khai thác cơ hội thị trường. Khi doanh nghiệp ứng dụng giải pháp DMS vào trong quản lý, sẽ gặp rất nhiều sự phản đối từ phía sales bởi nó ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân. Không quan tâm phần mềm DMS có những tính năng tuyệt vời nào giúp ích cho công việc, một số nhân viên sales vẫn xem đó như một công bị kiểm soát bởi sự minh bạch về thông tin khi áp dụng giải pháp.
Là một nhà tiên phong cung cấp giải pháp DMS, khát vọng của DMSpro là được hỗ trợ cho mọi thành viên trong chuỗi, chúng tôi luôn lấy khách hàng làm trọng tâm, hướng đến sứ mệnh HỖ TRỢ hơn là KIỂM SOÁT. Giải pháp của chúng tôi giúp các nhà quản lý nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên, đồng thời là công cụ hỗ trợ cho việc bán hàng của nhân viên ngoài thị trường. DMS lên tuyến đường phù hợp cho sales vào mỗi ngày cùng các thông tin quan trọng của điểm bán (lịch sử mua hàng, tồn kho, công nợ, chương trình khuyến mãi, thông tin sản phẩm,…), làm cho việc viếng thăm khách hàng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn, tạo tâm lý bán hàng thoải mái khi mọi việc được tự động hóa, thúc đẩy động lực để bán hàng cho nhân viên.
Lầm tưởng 2: DMS chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn, không thích hợp cho SMEs
Thực tế, DMS không chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp lớn mà còn có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs). Việc triển khai DMS có thể giúp các doanh nghiệp SME tối ưu hóa quy trình phân phối, quản lý tồn kho hiệu quả, cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng cường hiệu suất làm việc mà không cần phải đầu tư mạnh vào hạ tầng công nghệ. DMS có thể giúp các doanh nghiệp SME cạnh tranh mạnh mẽ hơn trên thị trường và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày nay.
Hơn nữa, việc sử dụng DMS cũng có thể giúp các doanh nghiệp SME tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tự động hóa các quy trình và giảm bớt các công việc thủ công. Thay vì coi DMS là một ngưỡng cửa quá lớn hoặc quá phức tạp, các doanh nghiệp SME nên xem nó như một công cụ hữu ích để nâng cao năng suất và cạnh tranh trên thị trường.
Thêm vào đó, DMS cung cấp các tính năng linh hoạt và có thể tùy chỉnh để phản ánh đúng nhu cầu và quy trình kinh doanh của từng doanh nghiệp SME cụ thể. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể chọn lựa các tính năng và module phù hợp nhất với hoạt động của mình mà không cần phải đầu tư vào các tính năng không cần thiết.
Tóm lại, DMS không chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp lớn mà còn là một công cụ quan trọng và hữu ích cho các doanh nghiệp SME trong việc tối ưu hóa hoạt động phân phối, tăng cường năng suất và sức cạnh tranh trên thị trường.
Lầm tưởng 3: DMS là một giải pháp toàn năng, có thể giải quyết tất cả các vấn đề quản lý phân phối một cách tức thì
Nhiều doanh nghiệp khi tìm đến DMS, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hoặc các nhà phân phối, thường hình dung DMS là một giải pháp “toàn năng”, có thể xử lý được mọi vấn đề nghiệp vụ chi tiết như kế toán, kho hàng, công nợ, nhân sự, thậm chí cả hành chính, chăm sóc khách hàng. Đặc biệt, nhu cầu này thường xuất hiện nhiều hơn ở các doanh nghiệp SMEs vì họ có nguồn vốn đầu tư hạn chế, chưa có bộ phận chuyên môn và luôn muốn có một giải pháp duy nhất có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu.
Tuy vậy, doanh nghiệp cần chú ý rằng mỗi giải pháp trên thị trường chỉ làm tốt nhiệm vụ mà nó được thiết kế. Và DMS là giải pháp hỗ trợ cho việc quản lý hệ thống phân phối, quản lý đội ngũ nhân viên, kết nối nhà sản xuất – nhà phân phối – điểm bán một cách dễ dàng nhất. Việc triển khai DMS nhưng chưa hiểu rõ về hệ thống và lợi ích từ các tính năng của nó có thể gây cho doanh nghiệp tâm lý thất vọng khi không được như mong đợi ban đầu nhưng dự án đã rồi, ảnh hưởng đến kết quả của công việc, gây lãng phí thời gian và tiền bạc.
Hơn nữa, việc sử dụng giải pháp với tất cả các tính năng trong cùng một hệ thống (all-in-one) cũng gây ra nhiều bất cập. Phần mềm có thể trở nên quá nặng và cồng kềnh do phải xử lý một lượng dữ liệu lớn từ nhiều phòng ban khác nhau, dẫn đến sự lãng phí khi có những tính năng không dùng tới và chi phí đầu tư rất lớn. Trên thực tế, hiện nay chưa có một giải pháp nào có thể giúp doanh nghiệp giải quyết hết toàn bộ vấn đề như đã nói ở trên. Thay vào đó, xu hướng phổ biến mà các doanh nghiệp đang áp dụng hiện nay là xây dựng một hệ sinh thái, nơi mà các phần mềm có thể dễ dàng trao đổi dữ liệu với nhau thông qua hạ tầng điện toán đám mây, mang lại chi phí thấp, tính linh hoạt cao và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Cuối cùng, mọi phần mềm quản lý, bao gồm cả DMS, đều không phải là thuốc tiên “hô biến” mọi doanh nghiệp trở thành người khổng lồ. Chúng chỉ là các công cụ hỗ trợ nhà quản lý trong việc quản lý và kiểm soát chất lượng công việc được tạo ra từ con người và phải được vận hành bởi khối óc của con người. Thực tế cho thấy, quá trình triển khai DMS yêu cầu sự đầu tư và thời gian để trở nên hiệu quả, và nó không thể tự động giải quyết mọi vấn đề một cách ngay lập tức. Để sử dụng phần mềm hiệu quả, người dùng cần có kiến thức và kỹ năng, cũng như tìm tòi, học hỏi từ các tài liệu hướng dẫn.
Coi DMS như một công cụ đa năng, có thể thay đổi ngay lập tức cách thức quản lý hệ thống phân phối thường gây ra tình trạng “vỡ mộng”. Trên thực tế, doanh nghiệp cần nhìn nhận phần mềm như một cơ hội để mở rộng và nâng cao kiến thức của mình.